Warum ein Mindestbetrag in der Immobilienverwaltung notwendig ist und wie hoch er sein muss

Die Verwaltung von Immobilien ist eine anspruchsvolle und komplexe Aufgabe, die viel Zeit, Organisationstalent und Fachwissen erfordert. Dabei sind viele Aufgaben unabhängig von der Größe eines Objektes immer gleich und ähnlich aufwendig. So erfordert beispielsweise das Erstellen einer Betriebskostenabrechnung für ein 20 Parteienhaus nicht 10 mal so viel Aufwand wie für ein Zweifamilienhaus, sondern der Aufwand ist für das 20 Parteienhaus ca. 1,5mal so hoch wie für das Zweifamilienhaus.

Es ist deshalb für Immobilienverwaltungen entscheidend, einen angemessenen Mindestbetrag für die Verwaltung jedes einzelnen Objekts festzulegen, um die Qualität der Verwaltung sicherzustellen.

Doch wie hoch sollte dieser Betrag sein? Und welche Tätigkeiten fallen in der Immobilienverwaltung überhaupt standardmäßig an?

Im Folgenden möchten wir die wichtigsten Aspekte rund um die Immobilienverwaltung und die damit verbundenen Kosten insbesondere für Eigentümerinnen und Eigentümer näher erläutern, um Ihnen einen Einblick in die Tätigkeiten der Verwaltung zu geben.

Kaufmännische Verwaltung: Das Herzstück der Hausverwaltung

Die kaufmännische Verwaltung ist der Kern einer jeden Immobilienverwaltung und umfasst eine Vielzahl an Aufgaben, die regelmäßig und in verschiedenen Intervallen durchgeführt werden müssen. Hier sind die wichtigsten Tätigkeiten und der dafür notwendige Zeitaufwand überblicksartig dargestellt:

• Laufende Mieten/Hausgelder kontrollieren und verbuchen, entsprechende Kommunikation: Diese Aufgabe beinhaltet die Überwachung der Mietzahlungen sowie die Kommunikation mit den Mietern im Falle von, Fragen, Zahlungsausfällen oder anderen Anliegen. Zeitaufwand: 0,5 Stunden pro Monat, also 6 Stunden im Jahr.

• Buchhaltung: laufende Rechnungsprüfung und Verbuchung: Dies umfasst die Prüfung und Begleichung von Rechnungen, beispielsweise für Strom, Gas, Versicherung, Müllgebühren, Straßenreinigung und viele andere Nebenkosten. Zeitaufwand: 1,0 Stunde pro Monat, also 12 Stunden im Jahr.

• Jahresabrechnung erstellen: Eine jährliche Abrechnung der Nebenkosten ist erforderlich, um eine korrekte Abrechnung der Mieter/Eigentümer zu gewährleisten. Zeitaufwand: 0,5 Stunden pro Monat, also 6 Stunden im Jahr.

• Verträge optimieren und abschließen: Um die laufenden Kosten der Bewirtschaftung zu senken und günstige Konditionen zu sichern, müssen regelmäßig Verträge überprüft und gegebenenfalls neu abgeschlossen werden. Zeitaufwand: 0,25 Stunden pro Monat, also 3 Stunden im Jahr.

• Wartungen beauftragen und organisieren: Hierbei geht es um die Beauftragung, Kontrolle und Dokumentation von regelmäßigen Wartungsarbeiten, wie z. B. an Rauchwarnmeldern, Rauchabzugsanlagen, Heizungen, Feuerlöschern, Toren, Aufzügen, Legionellenprüfungen, usw. Zeitaufwand: 0,5 Stunden pro Monat, also 6 Stunden im Jahr.

• Zählerstände sammeln und an Versorger mitteilen: Dies betrifft die jährlichen Ablesungen, die Zwischenablesungen von Netzbetreibern oder die Ablesungen bei Versorgerwechseln von Zählerständen für Strom, Wasser oder Gas sowie die Mitteilung dieser Daten an die Versorger. Zeitaufwand: 0,25 Stunden pro Monat, also 3 Stunden im Jahr.

• Kommunikation mit Eigentümern: Die regelmäßige Kommunikation mit den Eigentümern ist notwendig, um sie über den Stand der Verwaltung und etwaige Maßnahmen zu informieren. Zeitaufwand: 0,5 Stunden pro Monat, also 6 Stunden im Jahr.

• Kommunikation mit Mietern: Fragen, Beschwerden oder Verstöße gegen die Hausordnung erfordern eine ständige Kommunikation mit den Mietern. Zeitaufwand: 0,5 Stunden pro Monat, also 6 Stunden im Jahr.

• Kommunikation mit Dienstleistern: Die Zusammenarbeit mit Dienstleistern ist unerlässlich für die Durchführung von Reparaturen, Wartungen und anderen Dienstleistungen. Zeitaufwand: 0,5 Stunden pro Monat, also 6 Stunden im Jahr.

• Weitere regelmäßig anfallende Tätigkeiten: Hierzu gehören Aufgaben wie Änderungen an der Müllbereitstellung, Zählerwechsel oder Sonderanfragen der Mieter (z. B. Mietschuldenfreiheitsbescheinigungen, Wohnungsgeberbestätigungen, etc.). Zeitaufwand: 0,5 Stunden pro Monat, also 6 Stunden im Jahr.

Gesamter Zeitaufwand für die kaufmännische Verwaltung: Für die grundlegenden kaufmännischen Verwaltungsaufgaben sind mindestens 5 Stunden pro Monat erforderlich, was insgesamt 7,5 Tage pro Jahr ausmacht.

Zusätzliche Aufgaben für WEG-Verwaltung

Die Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) umfasst darüber hinaus zusätzliche Aufgaben, die den Zeitaufwand erhöhen:

• Eigentümerversammlung vorbereiten, durchführen und nachbereiten: Diese Versammlungen sind unerlässlich, um Entscheidungen der Eigentümergemeinschaft zu treffen und die Verwaltung transparent zu gestalten. Zeitaufwand: 8 Stunden pro Jahr.

• Termine mit dem Beirat: Regelmäßige Treffen mit dem Beirat sind notwendig, um wichtige Themen zu besprechen und zu koordinieren. Zeitaufwand: 4 Stunden pro Jahr.

• Erstellen von Wirtschaftsplänen: Ein detaillierter Wirtschaftsplan ist erforderlich, um die finanziellen Ressourcen der WEG effizient zu verwalten. Zeitaufwand: 4 Stunden pro Jahr.

Gesamter Zeitaufwand für WEG-Verwaltung: Für eine vollständige WEG-Verwaltung sind mindestens 6,5 Stunden pro Monat erforderlich, was insgesamt 9,5 Tage pro Jahr ausmacht.

Die Kosten einer Immobilienverwaltung

Die Kosten für die Immobilienverwaltung setzen sich überwiegend aus Kosten für Personal zusammen. Im Durchschnitt verdient ein Immobilienverwalter in Deutschland ca. 50.000€ brutto im Jahr. Hinzu kommen die Lohnnebenkosten (Sozialabgaben, etc.) von ca. 22%, damit kostet der Mitarbeiter für die Hausverwaltung also bereits 61.000€. Hinzu kommen Kosten für Miete, Nebenkosten, Fahrzeuge, Betriebsmittel, Software, Hardware, Versicherungen, usw., sodass ein Mitarbeiter in der Hausverwaltung für die Firma ca. 80.000€ kostet. Damit ergibt sich ein Kostensatz von ca 50€ netto pro Mitarbeiterstunde.

Um mit diesem Stundensatz die oben genannten Aufgaben zu erfüllen ergibt sich:

• Für die Mietverwaltung: 5 Stunden pro Monat x 50 Euro = 250 Euro netto pro Monat.

• Für die WEG-Verwaltung: 6,5 Stunden pro Monat x 50 Euro = 325 Euro netto pro Monat.

Die jährlichen Kosten für die Verwaltung eines Objekts belaufen sich damit auf:

• Mietverwaltung: 250 Euro x 12 Monate = 3.000 Euro netto pro Jahr.

• WEG-Verwaltung: 325 Euro x 12 Monate = 3.900 Euro netto pro Jahr.

Fazit: Das bedeutet, dass für eine wirtschaftliche und sorgfältige Arbeit in der Immobilienverwaltung ein Mindestbetrag von 250€ in der Mietverwaltung und 325€ in der WEG-Verwaltung pro Monat notwendig ist. Es muss klar sein: ein geringerer Betrag geht in der Konsequenz zu Lasten der Qualität.

Um die Qualität der Verwaltung sicherzustellen und alle gesetzlichen und vertraglichen Verpflichtungen zu erfüllen, ist es unerlässlich, einen Mindestbetrag für jede Verwaltungseinheit festzulegen. Dieser Mindestbetrag stellt sicher, dass genügend Ressourcen für die sorgfältige Bearbeitung aller Aufgaben zur Verfügung stehen. Die Verwaltung ist nicht nur eine Frage der Pflege und Wartung, sondern auch der finanziellen und rechtlichen Sicherheit. Nur wenn ausreichend Zeit und Expertise für die Verwaltung aufgewendet werden kann, können langfristige Werte für die Eigentümer und Mieter geschaffen und erhalten werden.

Die Kosten einer Immobilienverwaltung transparent dargestellt