Die Aufnahme neuer Objekte in die Verwaltung der Juhu Hausverwaltung folgt einem klar strukturierten Prozess, der sicherstellt, dass alle relevanten Informationen erfasst und verarbeitet werden. Im Folgenden erklären wir Ihnen Schritt für Schritt, wie das Onboarding Ihrer Immobilie abläuft.
1. Verwaltervertrag, Vollmacht, Bankkonto
Zunächst benötigen wir von Ihnen die folgenden Dokumente unterschrieben und ausgefüllt, damit wir mit der Verwaltung Ihrer Immobilie beginnen können. Diese Dokumente sind von allen Eigentümern (Mietverwaltung) oder vom Beiratsvorsitzenden (WEG-Verwaltung) zu unterzeichnen.
Verwaltervertrag
Verwaltervollmacht - um für Sie mit Dienstleistern, Mietern usw. in Kontakt treten zu können
Bankkonto-Verifizierungsdokument - zur Eröffnung eines neuen Bankkontos, falls notwendig
2. Informationen zu Immobilien bei der Juhu Hausverwaltung
Wir benötigen alle wichtigen Informationen zum Objekt. Was gehört alles dazu? Hier ein kleiner Auszug:
Ansprechpartner
Falls eine andere Person als Sie unser erster Ansprechpartner sein soll, z.B. ein Familienangehöriger oder ein Assistent, lassen Sie es uns bitte wissen. Insbesondere sollte es eine Vorverwaltung geben, informieren Sie uns darüber, damit wir die Unterlagen dort einholen können.
Vorherige Verwaltung (falls vorhanden)
Ansprechpartner und Kontaktdaten (mind. Telefon und E-Mail)
Mieter
Mietverträge
Wohnungsgrößen
Kontaktdaten der Mieter oder ihrer Vertreter
Angaben zur Nebenkostenumlage aus den Mietverträgen.
Letzte Betriebskostenabrechnung
Für alle Einheiten des Objektes.
Alle Kontoumsätze des aktuellen Kalenderjahres.
Falls noch eine Betriebskostenabrechnung für das Vorjahr erstellt werden muss, auch alle Umsätze für das Vorjahr.
Liste aller Zähler und letzter Zählerstand inkl. aller Zählernummern für
Strom
Wasser
Wärme
Dienstleisterverträge
Wohngebäudeversicherung
Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht
Abrechnungsdienst/Messdienstleister (Wärme, Wasser, Rauchmelder)
Heizungswartung & Schornsteinfeger
Hausmeister/Reinigungsdienst/Winterdienst
Straßenreinigung, Müll, Wasser, Wärme, Strom
Alle weiteren Dienstleister
Bei Wohnungseigentümergemeinschaften:
Teilungserklärung
Gemeinschaftsordnung, ggf. weitere Vereinbarungen
Abgeschlossenheitsbescheinigung
Komplette Beschlusssammlung
Protokolle Eigentümerversammlungen
Wirtschaftspläne und Jahresabrechnungen
Dokumentation von Erhaltungsrücklagen
Ein Objektschlüssel
Damit wir Zugang zur Immobilie haben
Objektunterlagen
Lageplan / Auszug Liegenschaftskataster
Bauzeichnungen / Aufteilungsplan inkl.
Grundrisse, Wohnflächen, Nutzflächen, umbauter Raum, Stellplätze, etc.
Baubeschreibung/Baupläne inkl.
Baukonstruktion, Standsicherheit
Außenanlagen
Innenausbau
Ver- und Entsorgungsleitungen (Wasser, Strom, Gas, Wärme, etc.)
Gebäudetechnik (sämtliche Anlagen, z.B. Heizung-/Klimaanlage, Sanitärtechnische Anlagen, Tore, Aufzüge, etc.)
Brandschutztechnische Einrichtungen/Brandschutznachweis
Schall-/Wärmeschutznachweis
Bauabnahmebestätigung/-nachweis
Energieausweis
Hausordnung, Reinigungsplan, Winterdienstplan
Ggf. weitere
Bestehende Bankkonten
Bestehende Bankkonten
Bestehende Kautionskonten
Sichtung/Prüfung Sobald wir die Informationen und Dokumente von Ihnen erhalten haben, übernehmen wir die diversen Daten in unsere IT-Systeme.
3 .Operative Übernahme der Verwaltung
Objektbegehung
Wir führen gemeinsam mit Ihnen eine Besichtigung der Immobilie durch
Aktive Übernahme der Verwaltung
Wir kontaktieren alle Dienstleister, Lieferanten, Mieter, etc.
Wir legen Konten an bzw. übernehmen bestehende und organisieren den Zahlungsverkehr.
Wir legen Zugänge für Sie, Hausmeister, Mieter, etc. in unseren Onlineportalen an.
Wir ändern ggf. Verträge, etc.
4. Feedbackgespräch zum Onboarding Ihrer Objekte
Wenn wir die Informationen zu Ihren Immobilien bei der Juhu Hausverwaltung aufgenommen haben und sind alle weiteren wesentlichen Punkte des Onboardings abgeschlossen, freuen wir uns über ein kurzes Feedbackgespräch mit Ihnen. Je nach Erfordernis und Input dauert die Übernahme der Verwaltung in der Regel zwischen 1-6 Wochen. Durch diesen strukturierten Prozess stellen wir sicher, dass Ihre Immobilie reibungslos in unsere Verwaltung integriert wird. Bei Fragen stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung. Wir freuen uns darauf, auch Ihre Immobilie in unsere Verwaltung aufzunehmen!
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